Echte Zeitersparnis, bestätigt von unseren Kunden
Bella Books übernimmt die manuelle Arbeit in der Buchhaltung. Die Ergebnisse unserer Kunden sprechen für sich.
“Bessere Übersicht und eine verlässlichere Buchhaltung. Die Zeitersparnis erlaubt uns, den Betrieb und die Rechnungen besser zu überwachen. Der Fokus verschiebt sich von der Datenerfassung hin zur Kontrolle.”
ÞG Verk: Von drei Stunden auf eine — mit Bella
Die Herausforderung: „Das Team verbringt einen großen Teil des Tages mit manueller Erfassung“
Die Buchhaltung von ÞG verktakar ist komplex. In Bauprojekten sind detaillierte Buchhaltungsinformationen entscheidend, daher wird jede eingehende Rechnung bei der Erfassung auf Abteilungen, Projekte und Kostenstellen aufgeteilt.
„Fast jede einzelne Zeile musste ich eintippen oder von den Rechnungen kopieren“, sagt Íris Dögg Jónsdóttir aus der Buchhaltung. Eine einzige Telefonrechnung konnte fünf bis sechs Minuten dauern. Alles lief manuell in dk, mit Excel nebenher. Als Ólafur Þór Jóhannesson als Finanzvorstand dazukam, wurde die größere Herausforderung sichtbar: Übersicht über 27 Gesellschaften zu gewinnen. „Wie bekommen wir eine bessere Übersicht über diese Prozesse?“
Die Entscheidung: „Keine Raketenwissenschaft, sondern einfach Buchhaltung“
ÞG Verk war der erste Kunde von Bella Books. Viele Unternehmen würden es als riskant empfinden, als Erste ein neues Produkt wie Bella einzusetzen, doch Ólafur sah das anders: „Wenn alles schiefgegangen wäre, hätten wir einfach weitergemacht wie zuvor. Wir bauen keine Rakete, das ist einfach Buchhaltung.“
Die Entscheidung fiel auch deshalb leichter, weil Bella als Schicht über dem bestehenden Buchhaltungssystem arbeitet. ÞG Verk musste weder das Buchhaltungssystem wechseln noch ein kostspieliges Einführungsprojekt starten — Bella verbindet sich mit dk, und die Rechnungen bleiben dort verfügbar.
Die Einführung: In einer Woche einsatzbereit
Obwohl ÞG Verk der erste Kunde war, ging die Einführung schneller, als Íris zu hoffen gewagt hatte. „Ich dachte, es wäre komplizierter, aber es war überhaupt kein Problem.“ Nach wenigen Tagen war das System für sämtliche Rechnungen im vollen Einsatz. Ólafur legte Wert darauf, den Wandel von innen heraus zu führen: „Die Rolle der Buchhaltung verändert sich einfach. Wir bauen kein Personal ab.“ Ziel war es, die Mitarbeitenden von der manuellen Erfassung hin zu Prüfung und Analyse zu bewegen.
Es war überraschend, wie einfach sich Bella Books einführen ließ. Nachdem ich Bella ausprobiert habe, kann ich mir nicht vorstellen, zurückzugehen.
Das Ergebnis: Von drei Stunden auf eine
Lieferantenrechnungen, die zuvor manuell ins Buchhaltungssystem eingegeben werden mussten, gehen jetzt direkt bei Bella ein. Bella scannt die Rechnungen, die noch nicht elektronisch vorliegen, teilt sie in die passenden Positionen auf und schlägt für jede Rechnung eine vollständige Buchung mit den richtigen Konten, Kostenstellen, Referenzen, Freigebenden und Buchungstexten vor. Die Rolle der Buchhaltung verschiebt sich von der manuellen Erfassung hin zur Prüfung und Freigabe der Buchungsvorschläge, die nach der Freigabe automatisch ins Buchhaltungssystem übertragen werden. Bei ÞG Verk sank der Aufwand für die Rechnungserfassung von rund drei Stunden pro Tag auf knapp unter eine Stunde. Weil die Buchung nun deutlich weniger Zeit kostet, erreichen die Rechnungen das Buchhaltungssystem früher. Die Freigebenden geben Rechnungen dadurch früher frei, und das Risiko sinkt, dass Rechnungen erst nach Fälligkeit bezahlt werden. Rechnungen gehen schneller in Freigabe und Zahlung, die Buchhaltung wird verlässlicher und der Cashflow leichter steuerbar.
Die Rechnungsverarbeitung, die früher 3 Stunden am Tag gedauert hat, dauert jetzt weniger als 1 Stunde. Rechnungen gehen schneller in Freigabe und Zahlung.
Bessere Übersicht und eine verlässlichere Buchhaltung. Die Zeitersparnis erlaubt uns, den Betrieb und die Rechnungen besser zu überwachen. Der Fokus verschiebt sich von der Datenerfassung hin zur Kontrolle.
Als Nächstes: Bella in allen Gesellschaften
Die Gruppe von ÞG verktakar und Arcus steht noch am Anfang. Bella ist bislang nur in der Hauptgesellschaft der 27 Gesellschaften umfassenden Gruppe von ÞG verktakar und Arcus im Einsatz, doch die Richtung ist klar. „Ich möchte Bella einfach in alle anderen Gesellschaften bringen, in denen etwas läuft“, sagt Ólafur. Und ob das System dem weiteren Wachstum des Unternehmens gewachsen ist? „Keine Frage.“
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