Raunverulegur tímasparnaður staðfestur af viðskiptavinum

Áskorunin: „Starfsfólk situr við handinnslátt stóran hluta dagsins“

Bókhald ÞG verktaka er flókið. Í byggingarverkefnum skiptir miklu máli að vera með ítarlegar upplýsingar í bókhaldinu og því er hverjum reikningi sem berst skipt niður á deildir, verkefni og víddir við færslu í bókhald.

„Það var nánast hver einasta lína sem ég þurfti að tikka inn eða afrita frá reikningunum,“ segir Íris Dögg Jónsdóttir í bókhaldi. Einn símareikningur gat tekið fimm til sex mínútur. Allt fór fram handvirkt í dk með Excel til hliðar. Þegar Ólafur Þór Jóhannesson kom inn sem framkvæmdastjóri fjármála blasti stærri áskorunin við: að ná yfirsýn yfir 27 félög. „Hvernig náum við betri yfirsýn yfir þessa ferla?“

Ákvörðunin: „Ekki eldflaug heldur bara bókhald“

ÞG Verk var fyrsti viðskiptavinur Bella Books. Mörgum fyrirtækjum þætti það áhættusamt að vera fyrst og stökkva til að nota nýja vöru eins og Bella en Ólafur mat það ekki svo: „Ef þetta hefði allt farið í vaskinn þá hefðum við bara haldið áfram eins og áður. Við erum ekki að smíða eldflaug heldur er þetta bara bókhald.“

Það sem gerði ákvörðunina auðveldari er að Bella er millilag sem vinnur ofan á núverandi bókhaldskerfi. ÞG Verk þurfti hvorki að skipta um bókhaldskerfi né ráðast í kostnaðarsama innleiðingu — Bella tengist dk og reikningarnir eru áfram aðgengilegir þar.

Innleiðingin: Komin af stað á viku

Þrátt fyrir að vera fyrsti kúnninn gekk innleiðingin hraðar fyrir sig en Íris þorði að vona. „Ég hélt að þetta yrði flóknara en það reyndist ekkert vesen.“ Eftir nokkra daga var kerfið komið í fulla notkun fyrir alla reikninga. Ólafur lagði áherslu á að leiða breytinguna innan frá: „Hlutverk bókarans er aðeins að breytast. Við erum ekki að fækka starfsfólki.“ Markmiðið væri að færa fólk úr handinnslætti yfir í eftirlit og greiningar.

Það kom á óvart hversu auðvelt var að innleiða Bella Books. Get ekki hugsað mér að fara aftur til baka eftir að hafa prófað að nota Bellu.

Árangurinn: Úr þremur klukkustundum í eina

Lánadrottnareikningar sem áður þurfti að handslá inn í bókhaldskerfið berast nú beint í Bellu sem skannar þá reikninga sem ekki eru þegar rafrænir, skiptir reikningunum upp og stingur upp á heildstæðri bókun hvers reiknings með réttum bókhaldslyklum, víddum, tilvísunum, samþykkjendum og texta. Hlutverk bókarans breytist úr handinnslætti í yfirferð og staðfestingu á bókunartillögum sem flytjast sjálfkrafa yfir í bókhaldskerfið eftir staðfestingu. Vinna við að færa reikninga hjá ÞG Verki minnkaði úr um þremur klukkustundum á dag niður í tæpa eina klukkustund. Þar sem bókunin tekur nú töluvert styttri tíma fara reikningarnir fyrr inn í bókhaldskerfið. Samþykkjendur eru því að samþykkja reikninga fyrr og þannig minnka líkur á að reikningar séu greiddir eftir eindaga. Reikningar komast fyrr í samþykkt og greiðslu, bókhaldið verður áreiðanlegra og fjárstreymið auðveldara viðureignar.

Vinnsla reikninga sem tók áður 3 klst. á dag tekur nú innan við 1 klst. Reikningar fara hraðar í samþykkt og greiðslu.

Betri yfirsýn og áreiðanlegra bókhald. Tímasparnaðurinn gerir okkur kleift að sinna betur eftirliti með rekstri og reikningum. Áherslur færast úr innslætti yfir í eftirlit.

Framundan: Bella inn í öll félögin

Samstæða ÞG verktaka og Arcusar er rétt að byrja. Bella er enn aðeins í notkun hjá aðalfélaginu í 27-félaga samstæðu ÞG verks og Arcusar, en stefnan er skýr. „Ég vil bara taka Bellu inn í öll hin félögin þar sem eitthvað er í gangi,“ segir Ólafur. Og hvort kerfið ráði við áframhaldandi vöxt fyrirtækisins? „Ekki spurning.“